EVENTS ORGANISIEREN – ABER RICHTIG!

EVENTS ORGANISIEREN – ABER RICHTIG!

Wollen Sie ein Event organisieren? In diesem Fall stellen die gut durchdachte Konzeption und Werbe-Maßnahmen das Wesentliche dar, denn richtige Eventplanung ist aufwendig! Um die Ausgaben exakter festlegen zu können, ist es notwendig bereits im Vorfeld alles Details zu berücksichtigen. Auch muss auch die Terminliche Planung stimmen. Infolgedessen entwickelt das Event-Management schon eingangs 3 verschiedene Ausarbeitungen, die durchaus fest kooperativ zu tun haben. Solche Abarbeitungspläne befassen sich jeder für sich mit diesen Inhalten:
– Eventkosten (Finanzplan)
– Projektplan – Wer ist für was zuständig
– Zeitplan – Wie ist der Zeitplan

Projektplan – Wer macht was?

Mit dem Projektplan wird klar welche Verantwortlichkeiten und präzisen Funktionen erledigt werden dürfen. Aufgaben werden genau definiert. Nicht zuletzt wann die Veranstaltungspunkte stattfinden werden bereits festgelegt und wer welche Aufgabenbereiche übernimmt. Gibt es veranstaltungspunkte, welche etwas komplexer sind, wird man für diesen Veranstaltungspunkt einen eigenen Plan erstellen, auf diese Art und Weise ist alles im Überblick. Ein Projektplan wird immer wieder diskutiert. Sofort stellt man fest, dass bedingt durch die klaren Verantwortlichkeiten sich die einzelnen Teilbereich-Manager mit der individuellen Arbeit identifizieren können. U. a. sind alle Schritte haargenau kontrollierbar.

Zu welcher Zeit findet was statt – Zeitplan

Der Baustein sollte wird auf keinen Fall dermaßen umfangreich sein, wie verschiedene Veranstalter vielleicht glauben. Die wesentlichsten Daten sollten alle beinhaltet sein. Dennoch verändern alle Teilbereiche gegenseitig. alle Zeiträume sind schon am Anfang verbindlich geplant. Freilich wird erstmal der genaue Event-Termin determiniert. Der terminliche Plan besitzt je nach Veranstaltung eine verschiedenartige Länge. Die jeweiligen Leitenden treffen sich regelmäßig und planen die Termine gegenseitig. Auf diese Art und Weise wird es ein vollständig gelungenes Event.

Finanzplan – Wie teuer ist die Veranstaltung?

Beim Finanzplan erstellen ist es wesentlich, dass das gesamte Event kleinlich durchgerechnet werden. Wie viele Arbeitsstunden der Mitarbeiter fallen an? Dank der finanziellen Planung kann auch eine Art Risikoabschätzung stattfinden. Letztendlich wird schon im Vorhinein eindeutig sein, welchen Betrag alle Kosten gemeinsam ergeben. Es können unterschiedliche Eventpakete angeboten werden. Evtl. gibt es Verantwortungsbereiche, welche Sponsoren übernehmen können. Für den Fall, dass bspw. eine Veranstaltung mit Dinner in Planung ist, dann gibt es möglicherweise Läden, wie Nahrungsmärkte die gerne als Sponsor mit Werbung erscheinen wollen.

Grafik: https://pixabay.com/de/konzert-event-live-veranstaltung-974418/

Kommentare (1)

  1. Ich und mein Team werden in einem Monat unseren neuen Projekt auf einer Tagung vor vielen Kunden und Kollegen vorstellen und erklären. Viele andere Firmen werden da sein und wir werden bestimmt zahlreich sein. Man muss jetzt nur die richtige Location für die Tagung finden. Mit der Gestaltung der Zeitplan hatten wir am meisten Schwierigkeit, weil man nie weiß, wie lange eine Rede dauert. Also stimmt, immer darauf achten.

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